Pedido de compra: como criar (+ modelo grátis)

É tentador antecipar pedidos de estoque só por precaução, com medo de ficar sem produtos. No entanto, isso pode levar a um acúmulo excessivo de produtos, um inchaço que gera altos custos de armazenamento e reduz a eficiência do negócio. Criar e acompanhar pedidos de compra é uma maneira eficaz de reduzir esse problema.

Um bom sistema de pedidos de compra facilita a previsão de demanda e a solicitação de estoque futuro, melhora o fluxo de caixa e previne erros de pedido que podem surgir durante o processo de compra. 

Continue lendo para entender o que é um pedido de compra, como criá-lo e gerenciá-lo, e aproveite para baixar um modelo gratuito de pedido de compra.

O que é um pedido de compra?

Um pedido de compra (PO, do inglês Purchase Order) é um documento oficial que formaliza o compromisso da sua loja em adquirir produtos de um fornecedor. Ele detalha os nomes do comprador (sua loja) e do fornecedor, as informações das empresas envolvidas e as quantidades de produtos solicitadas.

Os pedidos de compra são gerados por meio de um sistema de gestão de PO que se integra a estoque, finanças e portais de fornecedores. Dessa forma, as empresas conseguem acompanhar em tempo real a contagem de SKUs recebidos e os gastos já comprometidos, uma vantagem relevante considerando que a baixa acuracidade pode gerar perdas significativas, atrasos em entregas e insatisfação dos clientes.

Um sistema eficiente de gestão de pedidos de compra também permite que as equipes liberem capital de giro com mais agilidade. Segundo o relatório de benchmark de gestão total de gastos 2024 da Coupa, é possível que o processo da requisição até a aprovação do PO seja concluído em apenas 3,8 horas úteis.

Quem emite os pedidos de compra?

O comprador é responsável pela emissão de pedidos de compra. Ao adquirir estoque para uma loja de varejo, por exemplo, é função do comprador criar o pedido. Já quando se trata de processar um pedido realizado por outra empresa, a emissão do pedido de compra correspondente é responsabilidade dessa empresa.

O departamento encarregado dessa tarefa pode variar conforme o tamanho da loja: em operações maiores, pode ser realizado pelo departamento de compras, financeiro ou pela equipe de contas a pagar; em negócios menores, a responsabilidade geralmente recai sobre o proprietário ou o gerente da loja.

Quem aprova os pedidos de compra?

O fornecedor — seja fabricante, prestador de serviço ou outro parceiro — é responsável por aprovar os pedidos de compra. Ao emitir um pedido para adquirir estoque, por exemplo, cabe ao fornecedor revisar e aprovar o documento.

Após a aprovação, o pedido de compra torna-se um contrato legalmente vinculativo, comprometendo oficialmente a empresa a pagar pelos produtos ou serviços especificados no PO.

Por que a gestão de pedidos de compra é essencial?

• Controle de gastos e prevenção de compras não autorizadas
• Comunicação mais eficiente com fornecedores
• Processos de compras otimizados
• Rastreio preciso dos pedidos recebidos
• Prevenção de duplicidades
• Redução de erros nos pedidos
• Garantia da documentação legal
• Maior eficiência operacional
• Suporte ao crescimento do negócio

Controle de gastos e prevenção de compras não autorizadas

Um fluxo de trabalho bem estruturado para pedidos de compra ajuda a impedir pedidos fora do orçamento ou fora de contrato, casos que prejudicam as economias já negociadas.

Para ilustrar com um exemplo prático de adoção de sistema de gestão P2P, a AstraZeneca implementou a Coupa em diversos países, incluindo o Brasil. Por meio dessa plataforma, a empresa conseguiu tornar as aprovações de pedidos mais ágeis e reduzir a dependência de processos manuais.

Comunicação mais eficiente com fornecedores

Portais de fornecedores que exibem o status do pedido de compra em tempo real eliminam a necessidade de trocas constantes de e-mails e mensagens. Essa visibilidade permite que os fornecedores façam ajustes de forma autônoma, reduzam prazos de entrega e mantenham todos os envolvidos alinhados quanto às datas e entregas.

Além disso, a automação e o acompanhamento em tempo real aumentam a eficiência operacional, reduzem erros nos pedidos e garantem maior controle sobre cada etapa do processo de compras e recebimentos.

Processos de compras otimizados

A automação diminui significativamente o tempo de processamento de cada PO. Fabricantes que digitalizam as aprovações conseguem reduzir custos de compras e agilizar todo o processo. Com ciclos de aprovação mais rápidos, os compradores podem dedicar mais tempo a fortalecer o relacionamento com fornecedores, em vez de se ocupar com tarefas administrativas.

Rastreio preciso dos pedidos recebidos

O planejamento de reabastecimento de estoque não é simples, especialmente se você lida com um grande número de SKUs. "Será que esqueci de reabastecer este produto para o próximo mês?" talvez seja uma pergunta que surja enquanto você circula pela loja.

Postergar o reabastecimento pode levar à falta de estoque dos itens mais vendidos. Antecipá-lo demais pode gerar excesso de produtos armazenados. Ambos os cenários resultam em custos desnecessários para o negócio.

💡 Dica profissional: para evitar falta de estoque, defina pontos de reabastecimento no admin da Shopify e receba notificações de baixo estoque. Isso garante que você tenha tempo suficiente para reabastecer um produto antes que as quantidades cheguem a zero.

Por outro lado, um sistema de pedidos de compra proporciona maior controle. Ele permite acompanhar todos os pedidos futuros, possibilitando saber exatamente quais despesas estão comprometidas e quais itens já foram solicitados.

Prevenção de duplicidades

Você já fez o pedido para o estoque do próximo mês? Ao integrar os pedidos de compra ao seu processo, uma simples consulta ao sistema mostra quais deles já foram feitos, evitando compras duplicadas.

Redução de erros nos pedidos

Se os pedidos forem feitos por telefone, é apenas uma questão de tempo até que alguma informação seja mal interpretada. Um fabricante, por exemplo, pode entender que você solicitou 106 camisetas, quando na verdade eram apenas 16. O resultado: um pedido muito maior do que o necessário e uma fatura igualmente elevada.

Garantia da documentação legal

Assim que um PO é aprovado por um fornecedor, surge a obrigação legal de pagar pelos produtos incluídos pelo valor acordado. Embora isso possa parecer intimidador, há vantagens para o comprador: é possível solicitar novas mercadorias sem precisar pagar imediatamente, melhorando o fluxo de caixa e permitindo um ciclo mais longo para gerar lucro antes de quitar o estoque.

A mesma segurança legal se aplica aos fornecedores, que ficam confiantes em entregar os produtos solicitados, sabendo que a fatura será emitida e o pagamento realizado conforme combinado.

Maior eficiência operacional

A gestão de estoque é um processo que demanda tempo, mas é essencial para manter sua loja de varejo em operação. Sem estoque, não há produtos para vender e, consequentemente, não há receita.

Os pedidos de compra tornam a gestão de estoque mais eficiente. Ao integrá-los ao seu fluxo de trabalho, você consegue monitorar os níveis de estoque e controlar os custos dos itens solicitados aos fornecedores. Com o tempo, padrões de compra e de demanda passam a ficar mais claros.

Agora, imagine que sua empresa ainda não utiliza um sistema de pedidos de compra. Você solicita 200 unidades todos os meses, mas em alguns períodos o estoque se esgota, enquanto em outros sobra uma quantidade considerável.

Com um sistema de pedidos de compra, os níveis de estoque atuais aparecem ao lado das quantidades planejadas para o novo pedido. Assim, ao identificar 150 unidades remanescentes do mês anterior, o pedido do mês atual pode ser ajustado para 50 unidades. Isso ajuda a evitar excesso de estoque e o acúmulo de produtos que podem se tornar mais difíceis de vender.

Suporte ao crescimento do negócio

Para uma pequena empresa de varejo, solicitar estoque pode parecer uma tarefa simples. Porém, à medida que a linha de produtos e a base de clientes crescem, os pedidos de compra tornam esse processo muito mais organizado. Dessa forma, a responsabilidade de gerenciar pedidos futuros, evitar duplicatas e corrigir erros não recai inteiramente sobre você.

Utilizar pedidos de compra — junto a um sistema para gerenciá-los — ajuda a estruturar melhor suas operações. Treine novos funcionários de varejo para preencher corretamente o formulário de PO e configure automações para gerar pedidos automaticamente sempre que o estoque de produtos mais vendidos atingir níveis críticos. Conforme o negócio cresce, considere contar com um departamento financeiro para revisar e aprovar os pedidos, contribuindo para o controle de gastos. Essas práticas tornam a gestão mais eficiente e sustentam o crescimento da operação no longo prazo.

Etapas do processo de pedido de compra

• Identificação da necessidade de criar uma requisição
• Elaboração e aprovação do pedido de compra
• Envio do PO ao fornecedor
• Confirmação ou rejeição pelo fornecedor
• Atendimento, conferência e embalagem para envio
• Recebimento e inspeção das mercadorias
• Conferência e aprovação da fatura
• Pagamento e manutenção de registros

Identificação da necessidade de criar uma requisição

A equipe identifica a necessidade de novo estoque ou serviços e envia uma requisição de compra, incluindo números de SKU/peça, quantidades e código de orçamento. Informar a data necessária e apresentar um breve caso de negócio ajuda a agilizar a aprovação gerencial.

Elaboração e aprovação do pedido de compra

O departamento de compras transforma a requisição aprovada em um PO formal, detalhando itens, preços, condições de entrega e de pagamento. É importante conferir os códigos fiscais e as contas contábeis para que o PO siga corretamente pelo fluxo financeiro, evitando retrabalho.

Envio do PO ao fornecedor

Envie o PO eletronicamente (via EDI, portal do fornecedor ou e-mail) para criar uma trilha de auditoria verificável. Solicite que o fornecedor confirme ou rejeite o pedido em até 24 horas.

Confirmação ou rejeição pelo fornecedor

O fornecedor aceita o PO conforme enviado ou aponta problemas de quantidade, preço ou prazo de entrega para resolução rápida. Registre a confirmação no sistema de gestão de pedidos, garantindo que as equipes subsequentes tenham acesso aos termos finais acordados.

Atendimento, conferência e embalagem para envio

O fornecedor fabrica ou separa o pedido, gera um comprovante de embalagem que reflete o PO e envia os produtos com o número do PO na etiqueta. Configure atualizações automáticas de status para rastrear os marcos durante o transporte e pré-agendar a equipe de recebimento.

Recebimento e inspeção das mercadorias

Na chegada, a equipe do armazém confere os itens e quantidades em relação ao PO e ao comprovante de embalagem, registrando eventuais faltas ou danos. Registrar imediatamente a entrada de mercadorias atualiza os saldos de estoque e dispara o processo de conferência tripla.

Correspondência e aprovação da fatura

O fornecedor transforma o PO atendido em uma fatura, e o sistema de contas a pagar realiza a conferência tripla com o PO e o registro de recebimento das mercadorias. Faturas sem inconsistências são aprovadas automaticamente, enquanto exceções são encaminhadas aos compradores para resolução rápida.

Pagamento e manutenção de registros

O departamento financeiro agenda o pagamento de acordo com os termos negociados, aproveitando descontos por pagamento antecipado quando o fluxo de caixa permite. A quitação é registrada no ERP e no scorecard do fornecedor, encerrando o ciclo e garantindo rastreabilidade para auditorias e avaliações de desempenho.

Exemplo de pedido de compra

Veja um exemplo de como pode ser um pedido de compra de uma loja de varejo. O documento detalha as informações do fornecedor, os itens solicitados, as quantidades e os termos de envio.

Use um modelo gratuito de pedido de compra

Precisa de ajuda para criar seu próprio pedido de compra? Use o modelo gratuito de pedido de compra da Shopify. Insira as informações necessárias — incluindo o endereço da sua loja, informações do fornecedor e itens solicitados — e receba um pedido de compra eletrônico no seu e-mail, pronto para ser encaminhado aos fornecedores.

🚀 Use o modelo gratuito de pedido de compra

Software de gestão de pedidos de compra

Shopify

Com a Shopify, você obtém pedidos de compra, recebimentos de estoque e registros de fornecedores no mesmo admin que você usa para administrar sua loja. Sem aplicativos extras, APIs ou treinamento. Marcas de e-commerce que precisam de um fluxo de trabalho de PO integrado que se sincroniza com a gestão de estoque podem aproveitar as funcionalidades da Shopify.

Outros recursos incluem:

• Rascunhar, emitir e editar pedidos de compra diretamente no admin da Shopify.
• Converter pedidos de compra em PDF com um clique para enviar aos fornecedores.
• Receber estoque em relação ao pedido de compra, atualizando automaticamente o estoque disponível em todos os locais.
• Ao consultar o diretório de fornecedores no menu suspenso “Selecionar fornecedor”, o cadastro escolhido passa a ser usado como base para todos os pedidos de compra futuros.
• Classificar e filtrar pedidos de compra abertos por data de criação, chegada prevista, fornecedor, local ou status.

Stocky

Existem várias formas de rastrear pedidos de compra. Planilhas do Excel costumam ser a primeira escolha para empresas que estão começando a gerenciá-los, mas rapidamente se tornam confusas, imprecisas e pouco práticas, especialmente se não forem atualizadas após a emissão, aprovação ou conversão do pedido de compra em fatura.

Uma alternativa mais eficiente é adotar um sistema de gerenciamento de pedidos de compra. Aplicativos como o Stocky se integram à sua loja Shopify, permitindo criar e acompanhar os pedidos de compra diretamente pelo admin.

Cadastre as informações de cada fornecedor com quem você trabalha. Ao criar um novo pedido de compra, basta selecionar o fornecedor: o Stocky gera automaticamente o pedido com os dados de contato já preenchidos. Em seguida, inclua os termos do pedido, como itens solicitados, quantidades e datas de entrega.

O melhor é que você mantém total controle: nunca ficará perdido e evitará gastos excessivos. Acompanhe, em tempo real, quanto deve a cada fornecedor por meio do painel de relatórios de pedidos de compra.

💡 Dica profissional: está com dificuldade para saber quanto estoque pedir de um fornecedor? Se você utiliza o Shopify PDV, pode contar com o recurso de previsão de demanda do Stocky. Ele analisa dados históricos de vendas para sugerir quais produtos e quantidades devem ser reabastecidos.

Coupa

A Coupa é uma solução indicada para empresas de grande porte ou organizações em rápido crescimento, que gerenciam milhares de pedidos de compra em diversas unidades e precisam de análises detalhadas. A plataforma centraliza todos os gastos e utiliza inteligência artificial para identificar oportunidades de economia, sinalizar riscos e otimizar aprovações.

Os principais recursos incluem:

• Suíte completa de procure-to-pay, com compra guiada, análise de gastos com IA e rastreamento de pedidos de compra em tempo real.
• Pontuação de risco de fornecedores integrada, gestão do ciclo de vida de contratos e automação de contas a pagar.
• Lançamento da “Navi AI” em 2025, oferecendo análise de dados mais rápida e sugestões automáticas de ações corretivas.

NetSuite

O NetSuite integra requisições, pedidos de compra, estoque e contas a pagar em um único banco de dados. Organizações que já utilizam o NetSuite ERP, ou que planejam adotá-lo, podem aproveitar os recursos de gestão de compras da plataforma.

Alguns recursos incluem:

• Conversão automática de requisições de compra em pedidos de compra, aplicação de preços contratuais e rastreamento de pedidos especiais ou remessas diretas.
• Fluxos de trabalho de aprovação flexíveis — desde limites simples de valor até processos multi-etapas com SuiteFlow — e lembretes integrados ajudam a evitar gargalos.
• Portal do fornecedor permite que os fornecedores consultem o status do pedido de compra e as datas de entrega, reduzindo a troca de e-mails.

Boas práticas de gestão de pedidos de compra

1. Padronize processos
2. Estabeleça fluxos de trabalho de aprovação claros
3. Monitore o desempenho do fornecedor
4. Mantenha registros precisos

1. Padronize processos

Crie modelos reutilizáveis para requisições e pedidos de compra, garantindo que cada comprador preencha campos padronizados, como SKU, código contábil, Incoterms e data de chegada prevista. De acordo com o benchmark 2025 da APQC, equipes que adotam modelos formalizados conseguem reduzir significativamente o tempo de ciclo dos pedidos de compra em comparação com organizações do mesmo setor.

2. Estabeleça fluxos de trabalho de aprovação claros

Estabeleça níveis de aprovação baseados em valores e encaminhe as solicitações por meio de alertas automatizados, em vez de e-mails isolados. Isso acelera o processo de aprovação, evita compras duplicadas e cria uma trilha de auditoria confiável para finanças e conformidade.

3. Monitore o desempenho do fornecedor

Evite decisões apenas intuitivas. Acompanhe métricas e avalie seus fornecedores todos os meses, considerando precisão de entrega, cumprimento de prazos e índice de produtos defeituosos. Assim, eventuais problemas podem ser identificados antes do próximo pedido. 

4. Mantenha registros precisos

Você também pode definir restrições de estoque para cada fornecedor no Stocky. Por exemplo, se tentar criar um pedido de compra para 80 itens, mas o fornecedor exige um pedido mínimo de 100 unidades, o sistema ajusta automaticamente a quantidade para atender a essa exigência, sem causar atrasos desnecessários.

Pedidos de compra são indicados para sua loja de varejo?

Pedidos de compra ajudam os varejistas a rastrear pedidos recebidos, garantir o compromisso com o estoque antecipadamente e evitar discrepâncias nos pedidos. Além disso, oferecem documentação legal importante caso ocorram problemas na cadeia de suprimentos.

Avalie qual tipo de PO é mais adequado para o seu negócio e utilize um sistema especializado, como o Stocky, para gerenciá-lo. Isso facilitará a escalabilidade da sua loja e contribuirá para manter níveis de estoque mais equilibrados.